MVO Verantwoord leaseauto's inkopen

Vrijdag, 29 januari 2010

In de verduurzaming van de bedrijfsvoering neemt de leaseauto een prominente plaats in. Ook de afdeling inkoop krijgt hier dus mee te maken.

Met de toenemende aandacht voor het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen wordt kritischer gekeken naar de bedrijfsauto. De fiscale maatregelen die privégebruik van de leaseauto regelen, dragen ook bij aan de meer kritische houding. Reden om bij de inkoop van leaseauto’s stil te staan bij duurzaamheid in het gebruik. In de figuur hieronder zijn enkele keuzes uitgewerkt.

Inkopen van leaseauto’s begint – als het goed is – bij een visie van de directie en de afdeling HR. De zogenaamde autoregeling geeft de koers en de richting aan die men voorstaat met het wagenpark. Hier vinden bepalende afwegingen plaats voor het verdere verloop van het inkooptraject. Is de kostenbeheersing leidend of de autokeuze voor de werknemer?
Voorafgaand aan de autoregeling doen bedrijven er verstandig aan een mobiliteitsplan op te stellen voor de gehele organisatie. Wanneer voor verduurzaming wordt gekozen, is de beste oplossing niet te reizen.

Bij het moderne inkopen van het wagenpark neemt de afdeling HR een cruciale positie in en niet alleen vanwege de salarisvoorwaarden. Een duurzaam wagenpark betreft mobiliteitskeuzes voor de gehele organisatie. Het gaat over de locaties waar gewerkt wordt en de IT-faciliteiten om op afstand te werken. Daarnaast komen er nieuwe en duurzame vormen van vervoer op waar de werknemer door goede communicatie gemakkelijk aan kan gaan wennen. Wij geven een voorbeeld van een duurzaam mobiliteitsplan, waarbij altijd vijf stappen worden doorlopen.

Het mobiliteitsplan gaat niet meer alleen uit van het gebruik van de auto maar bevat een samenhangend geheel van verschillende vervoermogelijkheden. Op sommige trajecten is het verstandiger de trein te pakken. Een bedrijf kan dit bijvoorbeeld faciliteren door medewerkers een NS Business card ter beschikking te stellen (zie kader, stap 2. De beste keuze maken). Uiteindelijk komen de keuzes gemaakt in het mobiliteitsplan terug in de autoregeling.
Als voorbeeld lichten we de derde stap toe, de keuze voor schone auto’s aan de hand van CO2-plafonds. Een standaardleasetabel bevat informatie over de categorie zoals het leasetarief. Aan die tabel kunnen CO2-plafonds toegevoegd worden, zodat per leasecategorie duidelijk is wat de maximale uitstoot in CO2 in gram per kilometer mag zijn. Op deze wijze kan ‘gestuurd’ worden op schone auto’s.

Een stap verder gaat het inbouwen van incentives voor medewerkers die uit eigen beweging kiezen voor lagere CO2-uitstoot dan strikt in hun leasecategorie noodzakelijk is. Het is van belang te onthouden dat duurzaamheid en besparingen prima hand in hand gaan met het leasewagenpark.
De inkooptender is niet meer dan een momentopname. Onderzoek wijst uit dat 25 procent van de kosten beïnvloedbaar is tijdens de tenderfase. De echte kosten, 75 procent, worden gemaakt gedurende het rijden van de auto’s. Het actief sturen op rijdersgedrag is dus een goed middel om kosten te drukken.

Bij de inkoop van leaseauto’s wordt ‘duurzaamheid’ steeds belangrijker. Welke keuzes zijn mogelijk?

Markt
Wanneer deze beleidskeuzes gemaakt zijn, kan begonnen worden met het feitelijke inkoop- of tendertraject. In dat kader is het van belang te beseffen hoe de markt in elkaar zit. De leaseautomarkt heeft een ongekende consolidatieslag doorgemaakt de afgelopen jaren, met als gevolg enkele grote spelers. De top 3 in Nederland bestaat uit Leaseplan, Athlon en ING Car Lease. Dit zijn organisaties met een beheerd wagenpark van meer dan 100.000 auto’s.

Het is anno 2009 ook goed te bedenken wat er allemaal veranderd is door de economische crisis. Het aantal auto’s is in absolute zin gedaald. Veel belangrijker is de afgenomen beschikbaarheid van extern kapitaal. De dalende waardes van gebruikte auto’s hebben een prijsopdrijvend effect op het leasetarief veroorzaakt. De restwaarde is een heel belangrijke component in de kostprijsberekening De restwaarde is overigens ook van groot belang bij de tussentijdse hercalculaties van het bestaande wagenpark.

Do’s

Vorm een vast projectteam
In dit team moeten verschillende disciplines verenigd zijn. Naast de inkoper is dat natuurlijk iemand van HR en als het even kan een directielid en een OR-lid. Ook een financieel specialist kan nuttig zijn om de soms complexe berekeningen met rentetarieven te helpen maken. Een draagvlak voor de te maken keuzes is onontbeerlijk voorafgaand aan de aanbesteding.

Maak de goede keuzes vooraf
Gaat het om kostenbeheersing of vrijheid van autokeuze? Is duurzaamheid een issue of niet? Veel bedrijven die zaken doen met de overheid, moeten kunnen aantonen dat zij een duurzaamheidsbeleid voeren. De leaseauto is daarin een belangrijke in het oog springende factor. Je wint er geen aanbesteding van de overheid op, maar je kunt deze er wel op verliezen.

Don’ts

Vervoer bestaat alleen uit autolease
Een bedrijf maakt tegenwoordig vervoerbeleid waarbinnen de auto een al dan niet belangrijke rol speelt. De maatschappelijke houding ten aanzien van autolease is kritischer geworden. Alternatieven voor de auto, combinaties van verschillende vervoermogelijkheden: er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden om van a naar b te komen en leasemaatschappijen helpen hun klanten hierbij ook steeds meer.

Alleen tijdens de inkoop op kosten sturen
Het inkoopmoment is slechts een momentopname. De echte kosten worden gemaakt tijdens de uitvoering van het contract en als met de leaseauto’s wordt gereden. Spreek in de inkoopfase goed af op basis van welke informatie, aangeleverd door de leasemaatschappij, u wilt sturen. Verdiep u in de calculatiemethoden en, last but not least, spreek intern berijders aan op hun rijgedrag. Op 400 auto’s levert € 0,10 brandstofbesparing € 50.000,- per jaar op. Met andere woorden: zuinig rijden en/of zuinig tanken loont!

Offertes met gesloten calculaties vragen
Soms willen bedrijven zich er gemakkelijk van afmaken en sturen ze alleen op leasetarief. Het tarief is echter het topje van de ijsberg. Het voortdurend veranderen van dragende componenten in de kostprijs als rentetarief en restwaardeberekening maken inzicht in de calculatie een waardevol sturingselement. Wij adviseren dan ook altijd de open calculatie als offerte.

Adviesbureau: 1 miljoen besparing

Uitgangspunt: bij een adviesbureau zijn verschillende autoregelingen in gebruik en is een veelvoud aan leveranciers actief. Oorzaak: diverse fusies en overnames.
Opdracht: begin opnieuw en definieer de uitgangspunten.
Start: we zijn begonnen bij de directie. Wat is de bedrijfsdoelstelling en welke uitstraling kiest het bedrijf? Aangezien de helft van de omzet uit de publieke sector komt, speelt duurzaamheid een belangrijke rol. Doordat verschillende overnames het momentum bepaalden om het wagenpark opnieuw aan te besteden, waren besparingen een belangrijke motivatie. Het ging erom dat met de overnames synergievoordelen benut gingen worden.
Mobiliteit: de mobiliteit is in haar geheel doorgelicht.
Veranderingen: de NS businesscard deed zijn intrede, het aantal automerken werd teruggebracht, separate kortingafspraken werden gemaakt met importeurs, schade- en onderhoudsbedrijven.
Uitbesteding: een deel van het operationele wagenparkbeheer is uitbesteed aan nieuw gecontracteerde leasemaatschappijen.
Besparing: op basis van een nieuwe overeenkomst met een looptijd van drie jaar in totaal 1 miljoen euro bespaard.